PERANAN SOFTWARE AKUNTANSI DALAM SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN (BI - 01 -SS -12)

PERANAN SOFTWARE AKUNTANSI DALAM SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN

1.        Pendahuluan

1.1    Latar Belakang

Sistem teknologi informasi memproses data menjadi informasi yang disediakan bagi para pengguna untuk dipakai dalam perencanaan strategis, pengambilan keputusan, pemantauan kinerja, dan produksi. Perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi guna memperbaiki efisiensinya, sehingga dapat mengurangi beban dan menaikkan labanya. Menurut (Madura, 2007:532) Sistem Informasi (SI) yang lengkap biasanya mencakup piranti keras (hardware), piranti lunak (software), dan telekomunikasi serta orang dan data itu sendiri.

Sistem teknologi informasi akuntansi berkembang seiring dengan perkembangan bisnis perusahaan, pertumbuhan ekonomi yang semakin pesat, tingkat pengetahuan karyawan yang semakin meningkat, dan penggunaan teknologi yang sangat besar. Sistem teknologi informasi dalam akuntansi menitikberatkan pada pengaturan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan cepat, tepat waktu, lengkap, relevan, dan akurat. Dampak dari Sistem Informasi Akuntansi, yaitu sistem pemrosesan data mengalami perubahan dari sistem akuntansi manual menjadi sistem akuntansi komputer. Alasan utama menggunakan teknologi informasi akuntansi, yaitu untuk efisiensi waktu dan biaya. Alasan lainnya, yaitu pengingkatan efektivitas, pencapaian hasil laporan keuangan yang tepat waktu, relevan, dan akurat, serta perlindungan atas aset perusahaan.

            Penggunaan komputer sangat membantu kegiatan siklus akuntansi perusahaan. Komputer dapat mengolah data menjadi informasi baik yang bersifat finansial maupun non finansial. Pengolahan data menggukan komputer dapat dilakukan baik secara terpusat maupun terdistribusi. Namun, penggunaan komputer tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pelaku bisnis sehingga sering terjadi keterlambatan penyampaian laporan. Keterlambatan ini menjadi kendala utama bagi pelaku bisnis. Keterlambatan ini dipicu oleh keruwetan  informasi bisnis yang diterima oleh pelaku bisnis. Penggunaan potensial komputer hanya dibatasi oleh imajinasi dari pemrogram dan pengguna (Madura, 2007:536).

1.2    Tujuan Penulisan

1).   Untuk mengetahui peranan sotfware akuntansi dalam siklus akuntansi perusahaan

2).   Untuk memberikan informasi jenis-jenis software akuntansi yang dapat digunakan pada perusahaan

3).   Untuk mengetahui software akuntansi yang sesuai untuk suatu perusahaan.

1.3    Rumusan Masalah

1).   Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih software akuntansi untuk perusahaan?

2).   Bagaimanakah peranan software akuntansi dalam siklus akuntansi perusahaan?

3).   Jenis-jenis software akuntansi apa saja yang dapat digunakan untuk mengelola data   perusahaan?

2.        Pembahasan

2.1  Kekurangan Sistem Akuntansi Manual

Mengerjakan laporan akuntansi secara manual membutuhkan waktu yang lumayan lama dan begitu sulit untuk menjalani siklus akuntansi secara lengkap. Kekurangan menggunakan sistem akuntansi secara manual antara lain:
1.   Membutuhkan waktu yang lama, terutama untuk yang transaksinya banyak
2.   Memungkinkan terjadi kesalahan menghitung
3.   Sulit melakukan pengecekan ulang jika terjadi kesalahan

2.2  Komputer Akuntansi dan Siklus Akuntansi

Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem yang rapi dan teliti. Sistem ini dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan secara otomatis sesuai dengan urutan program yang diberikan pada sistem tersebut.

Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasikan, mencatat, dan mengomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi kapada para pengguna yang berkepentingan (Kieso, 2007:4)

Bersumber dari http://www.mikrobisnis.com (tanggal 20 Jauari 2011) Siklus akuntansi terdiri dari beberapa tahap sebagai berikut:

1.      Journal entry. Transaksi jurnal ada 2 jenis, yaitu jurnal umum dan jrnal khusus. Beda antara keduanya, yaitu mengisi jurnal apa pun di jurnal umum. Sedangkan jurnal khusus, jurnalnya sudah tertentu. Contoh Jurnal khusus, antara lain : jurnal penjualan, jurnal pembelian, dsb.

2.      Setelah jurnal, proses selanjutnya, yaitu posting ke buku besar. Semua jurnal yang telah dibuat di nomor 1 di atas harus di-post ke masing-masing buku besarnya.

3.      Khusus untuk akun yang ada subsidiary ledger (buku pembantu), seperti: Piutang (AR), Hutang (AP), Inventory, Fixed  Asset, Bank, maka perlu updatejuga buku pembantu perusahaan.

4.      Setelah semua transaksi di-post ke buku besar, kemudian proses selanjutnya membuat neraca percobaan (trial balance). Pada dasarnya, neraca percobaan ini hanya mengumpulkan daftar akun sesuai dengan urutannya dan menampilkan saldo awal, perubahan, dan saldo akhir dari masing-masing akun.

5.      Dari neraca percobaan, kemudian tinggal membuat neraca dan laba rugi dengan cara mengambil saldo dari neraca percobaan sesuai dengan tipe akunnya masing-masing.

Komputer akuntansi adalah suatu sistem dengan menggunakan alat bantu komputer untuk melakukan pengidentifikasian, pencatatan, dan pengomunikasian peristiwa-peristiwa ekonomi dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterpretasian hasil proses.

2.3  Sistem Informasi Akuntansi

Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi, yaitu Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu fungsi yang melaksanakan tugas pengolahan data financial menjadi informasi yang dibutuhkan bagi pemakai, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab menyediakan informasi keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Pada dasarnya, siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntansi pada era teknologi informasi menghendaki bahwa model akuntansi dapat mengukur tingkat perubahan sumber daya, mengukur tingkat perubahan proses, mengukur aktiva tetap tak berwujud, memfokuskan ke luar pada nilai pelanggan, mengukur proses pada realtime, dan memungkinkan network

Sistem akuntansi pokok terdiri dari klasifikasi rekening buku besar, jurnal, dan bukti transaksi. Masing-masing unsur tersebut saling terkait membentuk suatu prosedur pencatatan akuntansi. Berikut ini merupakan contoh hubungan masing-masing unsur dengan prosedur lainnya:
Sistem dan prosedur jurnal bukti transaksi buku besar:
1.   Penjualan àPenjualan dengan Faktur Penjualan, Piutang dan Penjualan
2.   Penerimaan Kas à Kas dengan bukti Penerimaan Kas, Piutang dan Kas
3.   Pembelian à Pembelian dengan Faktur Pembelian, Utang dan Persediaan Barang
4.   Pengeluaran Kas à Kas dengan bukti Pengeluaran Kas, Utang dan Kas
5.   Payroll Umum Daftar Gaji à Faktur Biaya rekening Gaji dan Upah, Potongan, Utang Gaji
Daftar tersebut menunjukkan bahwa dari setiap prosedur akan menghasilkan bukti transaksi. Catatan dalam jurnal akan diposting ke rekening buku besar.  Daftar tersebut menggambarkan hubungan antar elemen akun dalam siklus akuntansi. Sistem dan prosedur jurnal dalam pelaksanaanya dapat beragam model tergantung dari metode yang dipilih.

Tugas pengolahan data yang dilakukan SIA meliputi 4 tugas dasar sebagai berikut:
1).  Pengumpulan data.

Setiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data. Bila tindakan tersebut   melibatkan elemen lingkungan disebut transaksi. Pelaku bisnis dan accounting umumnya hanya memperhatikan transaksi yang mempunyai nilai finansial.
2).  Manipulasi Data.

Data perlu dimanipulasi untuk dapat diubah menjadi informasi yang berguna. Operasi manipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran, perhitungan, dan pengikhtisaran.
3).  Penyimpanan data.

 Terdapat banyak transaksi pada setiap perusahaan. Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Data tersebut perlu disimpan di suatu tempat dan harus dapat ditemukan dengan mudah bila data tersebut dibutuhkan.
4).  Penyiapan dokumen.

SIA menghasilkan output untuk perorangan maupun organisasi di dalam maupun di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dengan dua cara, yaitu oleh suatu tindakan outputdihasilkan bila sesuatu terjadi. Seperti contoh, tagihan disiapkan pada saat terjadi pesanan, yang kedua oleh jadwal output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Umumnya output berupa dokumen, namun semakin banyak pemakai menggunakan visual (tampilan layar) untuk memperoleh informasi yang tepat waktu dan tepat guna, tanpa harus menunggu laporan rutin dari bagian akuntansi yang diterbitkan sesuai jadwal. Akses informasi dapat dilakukan secara lokal maupun global dengan menggunakan fasilitas umum (diakses darihttp://www.mira-minds.blogspot.com tanggal 20 Januari 2011)

Berdasarkan uraian di atas dapat di katakan bahwa tanggungjawab mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data serta membuat laporan transaksi keuangan merupakan bagian dari tanggung jawab bagian akuntansi. Bagian lain seperti bagian penjualan, bagian pembelian, bagian keuangan adalah bagian operasional yang menyiapkan bukti-bukti transaksi, sedangkan bagian IT adalah bagian yang mennyadiakan fasilitas pengolahan data mencakup software, hardware, termasuk pemilihan teknologi, serta memegang tanggung jawab terhadap keamanan sistem data.

2.4  Software Akuntansi

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih software akuntansi, antara lain:

1).  Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan.  Apakah terbatas pada pencatatan saja atau harus terintegrasi sampai pada laporan terperinci. Tetapi, jika perusahaan masih dalam rancangan penyusunan sistem, maka disarankan untuk menggunakan Teller Made.

2).  Memperhatikan fitur. Perusahaan mencocokan kebutuhan perusahaan dengan fitur yang ditawarkan oleh software. Selain itu, perusahaan dapat memilih software akuntansi yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna, serta perusahaan harus mencocokkan softwaredengan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia sebagai pedomannya.

3).  Mengenai perkembangan software-nya. Software yang baik seharusnya fleksibel dalam mengikuti perkembangan yang ada. Kemungkinan perkembangan bisnis perusahaan akan berakibat pada perkembangan seluruh aspek pendukung bisnis, termasuk softwareakuntansi perusahaan. Jangan sampai perusahaan tiba-tiba harus mengganti softwareakuntansi di tengah perjalanan bisnis perusahaan.

4).  After sales policy. Persahaan akan menggunakan produk tersebut dalam waktu yang lama sehingga after sales service policy harus di-support dengan baik. Untuk tailor madebiasanya turnover programnya cukup tinggi, sehingga membutuhkan penyesuaian yang lama dari program yang baru. Perhatikan juga bahwa perusahaan dapat mengatasi masalah yang mungkin terjadi dalam panduan problem software guidance yang diberikan produsen.

5).  Budget (dana) dan referensi. Perusahaan harus memperhitungkan budget untuk softwareakuntansi dari awal, karena pembelian software akuntansi mahal. Software akuntansi perusahaan harus dapat memberikan timbal balik yang lebih menguntungkan bagi perusahaan. Jika pembelian software akuntansi tidak dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan, maka hal ini perlu dipertimbangkan lagi.

2.5  Jenis-jenis Software Akuntansi

            Software akuntansi berkembang sangat pesat seiring perkembangan sistem teknologi informasi. Berikut ini merupakan beberapa jenis software akuntansi yang dapat digunakan dalam siklus akuntansi perusahaan:
1).  Oracle
            Oracle Corporation (NASDAQ: ORCL) merupakan salah satu perusahaan utama pengembang sistem manajemen basis data (database management system), perangkat lunak untuk mengembangkan basis data, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan,enterprise resource planning dan perangkat lunak manajemen rantai pasok.
2).  Microsoft SQL Server
              Microsoft SQL Server merupakan sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya, yaitu Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan pada dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi sekarang telah berkembang SQL Server pada basis data besar.
3).  DacEasy
              DacEasy merupakan serangkaian modul yang terintegrasi memberikan informasi penting yang penting untuk operasi bisnis suatu perusahaan. Perusahan dapat memanfaatkan software akuntansi ini sebagai  modul yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan untuk mencapai hasil yang optimal.

4).  MYOB Accounting 17

            MYOB (Mind Your Own Business)  Accounting merupakan software olah data akuntansi secara terpadu (integrated software) yang proses pengolahan data transaksi akuntansinya dilakukan dengan cara mengentri data transaksi  melalui media formulir yang terdapat dalam command centre, kemudian program MYOB akan memproses secara otomatis, cepat, tepat, dan terpadu ke dalam seluruh catatan akuntansi dan berakhir dengan laporan keuangan.

5).  K-System Indonesia

            K-System merupakan program terpadu operasional dan akuntansi yang telah di-design khusus untuk kondisi Indonesia. Data cukup diisi 1x dibagian operasional, faktur dicetak dari komputer dan proses pembukuan selanjutnya secara otomatis dikerjakan oleh komputer. Laporan yang dibutuhkan dapat tersedia setiap saat. K-System berjalan di Linux & Windows.

6).  Accurate V3 Standart

            Accurate V3 Standart merupakan software akuntansi dengan modul Account Payable, Account Receivable, Inventory, dan General Ledger yang terintegrasi. Dalam versi Standard, diberikan 2 (dua) license. Artinya, 2 user/client bisa meng-input ke dalam 1 (satu)database dalam waktu yang bersamaan.

7).  Sage Accpact ERP

            Sage Accpac ERP merupakan sebuah sistem akuntansi yang dikembangkan dengan arsitektur kelas dunia dan telah memenangkan berbagai penghargaan. Softwareakuntansi ini didesain untuk memenuhi kebutuhan perusahaan baik besar maupun kecil, Sage Accpac ERP dapat dijalankan dengan menggunakan berbagai pilihan database. Sage Accpac ERP memenuhi kebutuhan perusahaan akan suatu aplikasi manajemen bisnis end-to-end yang terintegrasi penuh. Sage Accpac ERP memberikan fungsionalitas kerja yang lebih baik dengan kinerja yang tinggi dan kebebasan pilihan bagi penggunanya.

8).  Krishand

            Software Krishand PPN 1107, Krishand Withholding Tax, Krishand PPh 21, Krishand Payroll, Krishand General Ledger. Software Krishand PPN 1107 / Withholding Tax / Krishand PPh 21 merupakan software database yang membantu perusahaan dalam mempersiapkan formulir-formulir pajak (diakses dari http://www.yudhislibra.wordpress.comtanggal 23 Januari 2011)

2.6  Peranan Software Akuntansi dalam Siklus Akuntansi Perusahaan

Bersumber dari akses http://www.fina.imamatek.com (tanggal 20 Januari 2011)Software akuntansi memiliki peranan yang sangat penting dalam siklus akuntansi perusahaan. Manfaat software akuntansi tergantung pada software akuntansi yang dipilih oleh perusahaan. Software akuntansi pada dasarnya memiliki manfaat sebagai berikut:

1.        Jurnal khusus tidak pernah diisi. User hanya mengisi transaksi sebagaimana layaknya mencatat sebuah transaksi.

2.        Semua jurnal yang telah dibuat, baik dari jurnal umum maupun jurnal khusus, akan langsung di-post ke masing-masing buku besar.

3.        Semua subsidiary ledger juga akan di-update hingga ke detail-nya. Contoh:subsidiary untuk persediaan akan tercatat kuantitas, satuan, gudang, dan informasi lainnya yang menyangkut persediaan.

4.        Secara realtime laporan akan tersaji segera setelah transaksi berhasil diisi (untuksoftware tertentu, proses posting perlu dipicu oleh sebuah menu).

3.        Penutup

3.1    Kesimpulan

Peranan software akuntansi dalam siklus akuntansi pada perusahaan, yaitu jurnal khusus tidak pernah diisi, semua jurnal yang telah dibuat akan langsung di-post ke masing-masing buku besar, semua subsidiary ledger juga akan di-update hingga ke-detailnya, dan secara real time laporan akan tersaji segera setelah transaksi berhasil diisi.

3.2    Saran

1).   Bagi perusahaan

            Perusahaan harus dapat memanfaatkan software akuntansi dengan maksimal agar dapat memberikan keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan. Perusahaan harus dapat memilih software akuntansi yang paling sesuai dengan karakteristik perusahaan dan jangan sampai perusahaan rugi.

2).   Bagi karyawan

            Karyawan harus dapat memanfaatkan software akuntansi dengan baik, sehingga seluruh laporan perusahaan dapat diselesaikan tepat waktu, lengkap, relevan, dan akurat. Dengan demikian kinerja perusahaan akan meningkat dan laba perusahaan juga lebih besar.

3).   Bagi pembaca

            Para pembaca dapat memanfaatkan software akuntansi untuk segala jenis bisnis yang dimiliki, baik bisnis skala kecil, menengah, maupun besar dengan software akuntansi yang akan dipakai.

DAFTAR PUSTAKA

Madura, Jeff. 2007. Pengantar Bisnis. Jakarta: Salemba Empat

Kieso, Donald. E. 2007. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

http://www.fina.imamatek.com (diakses tanggal 20 Januari 2011)

http://www.mikrobisnis.com (diakses tanggal 20 Januari 2011)

http://www.mira-minds.blogspot.com (diakses tanggal 20 Januari 2011)

http://www.yudhislibra.wordpress.com (diakses tanggal 23 Januari 2011)